Kilometervergoeding Berekenen
Bereken je reiskostenvergoeding op basis van het aantal zakelijke kilometers en het bedrag per kilometer.
Kilometervergoeding berekenen
Kilometervergoeding berekenen
Je kilometervergoeding bereken je door het aantal zakelijke kilometers te vermenigvuldigen met het bedrag per kilometer dat je werkgever hanteert. Voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten met eigen vervoer mag een werkgever tot een door de Belastingdienst vastgesteld maximaal bedrag per kilometer onbelast vergoeden. Dat maximumbedrag wordt jaarlijks vastgesteld en staat op belastingdienst.nl.
De rekensom zelf is simpel: aantal kilometers × vergoeding per kilometer = totale vergoeding. De complexiteit zit in de vraag welke kilometers meetellen en wat er gebeurt als je werkgever meer of minder vergoedt dan het onbelaste maximum.
Onbelast, belast en helemaal geen vergoeding
Er zijn drie situaties. Vergoedt je werkgever precies het fiscale maximum of minder, dan ontvang je het bedrag netto: er wordt geen loonheffing over ingehouden. Vergoedt je werkgever meer dan het maximum, dan is alleen het meerdere loon en betaal je daar belasting over. Vergoedt je werkgever niets, dan kun je die kilometers niet zomaar aftrekken; voor werknemers bestaat geen algemene aftrekpost voor reiskosten met eigen vervoer.
Voor het openbaar vervoer geldt een aparte regeling: reiskosten die je aantoonbaar maakt met bewijsstukken mogen doorgaans volledig vergoed worden. Voor de exacte voorwaarden verwijzen we naar belastingdienst.nl.
Welke kilometers tellen mee?
| Soort rit | Telt mee? | Let op |
|---|---|---|
| Woon-werkverkeer met eigen auto | Ja | Vaak via een vaste maandvergoeding op basis van een reispatroon |
| Klantbezoek vanaf kantoor | Ja | Heen en terug, vastleggen in een rittenregistratie |
| Klantbezoek direct vanaf huis | Ja | Meestal vanaf de deur, check je eigen reiskostenregeling |
| Rit met een auto van de zaak | Nee | Brandstof wordt al door de werkgever betaald |
| Privéomweg tijdens een zakelijke rit | Nee | Alleen het zakelijke deel van de route telt |
| Fiets, scooter of te voet | Ja | Zelfde maximumbedrag per kilometer als voor de auto |
Rekenvoorbeeld met fictieve bedragen
De getallen hieronder zijn nadrukkelijk verzonnen om de methode te laten zien. Vul in de rekenmachine je eigen kilometers en het werkelijke tarief uit je arbeidsvoorwaarden in.
Stel: je rijdt 19 kilometer enkele reis naar kantoor, dus 38 kilometer per dag. Je gaat drie dagen per week en werkt ongeveer 46 weken per jaar. Dat is 38 × 3 × 46 = 5.244 kilometer per jaar. Vermenigvuldig dat met het tarief per kilometer dat in jouw regeling staat, en je hebt je jaarvergoeding. Deel door twaalf voor het maandbedrag.
Krijg je een vast maandbedrag in plaats van een vergoeding per rit, reken dan andersom: deel het maandbedrag door het tarief per kilometer en vergelijk het resultaat met je werkelijke aantal kilometers. Zo zie je meteen of de vaste vergoeding klopt met je reispatroon.
Zzp’ers en ondernemers
Werk je voor jezelf en gebruik je een privéauto voor je onderneming, dan mag je per zakelijke kilometer een vast bedrag ten laste van de winst brengen. Dat bedrag is hetzelfde als het onbelaste maximum voor werknemers. Rijd je in een auto die op de zaak staat, dan werkt het precies omgekeerd: dan zijn de werkelijke autokosten aftrekbaar en komt er een bijtelling voor privégebruik bij als je meer dan het toegestane aantal privékilometers rijdt. Een sluitende rittenregistratie is in beide gevallen je belangrijkste bewijsstuk.
Praktische tips
- Controleer elk jaar of het bedrag per kilometer in je arbeidsvoorwaarden nog aansluit op het actuele fiscale maximum.
- Houd een rittenregistratie bij met datum, begin- en eindstand, vertrekpunt, bestemming en het doel van de rit.
- Gebruik voor de afstand een vaste routeplanner en leg vast welke je gebruikt, zodat je berekening reproduceerbaar is.
- Rijd je wisselend thuis en op kantoor, vraag dan om een vergoeding per gereden dag in plaats van een vast maandbedrag.
- Vergelijk je vergoeding met je werkelijke kilometerkosten. De vergoeding dekt lang niet altijd afschrijving, verzekering en onderhoud; het Nibud publiceert richtbedragen voor de totale kilometerprijs.
- Bewaar bonnetjes van parkeergeld, tol en veerponten apart. Die worden meestal los vergoed en zitten niet in het kilometerbedrag.
- Kijk voor de actuele bedragen en voorwaarden altijd op belastingdienst.nl in plaats van op oudere online overzichten.
Veelgestelde vragen
Hoeveel mag mijn werkgever onbelast per kilometer vergoeden?
De Belastingdienst stelt jaarlijks een maximumbedrag per kilometer vast dat onbelast vergoed mag worden. Wat je werkgever daadwerkelijk betaalt staat in je arbeidsvoorwaarden of cao en kan lager liggen dan dat maximum. Het actuele bedrag vind je op belastingdienst.nl.
Krijg ik ook een vergoeding als ik met de fiets kom?
Ja, voor de fiets, e-bike, scooter en zelfs lopend geldt hetzelfde maximale onbelaste bedrag per kilometer als voor de auto. Het vervoermiddel maakt fiscaal geen verschil. Of je werkgever het daadwerkelijk uitbetaalt hangt af van de regeling binnen je organisatie.
Wat gebeurt er als mijn werkgever meer vergoedt dan het maximum?
Alleen het deel boven het fiscale maximum wordt als loon gezien. Daarover houdt je werkgever loonheffing in, net als over je gewone salaris. Het deel tot het maximum blijft onbelast.
Mag ik reiskosten aftrekken als ik geen vergoeding krijg?
Voor werknemers bestaat geen algemene aftrekpost voor woon-werkkilometers met eigen vervoer. Voor reizen met openbaar vervoer bestaat onder voorwaarden wel een aparte regeling. Controleer je situatie op belastingdienst.nl voordat je iets in je aangifte opneemt.
Hoe reken ik een vaste maandvergoeding om naar kilometers?
Deel het maandbedrag door het vergoedingstarief per kilometer; dat geeft het aantal kilometers waar de vergoeding op is gebaseerd. Vergelijk die uitkomst met je werkelijke maandelijkse reisafstand. Wijkt het sterk af, dan is het een goed moment om de regeling met je werkgever te bespreken.
Bronvermeldingen