Onkostenvergoeding Berekenen 2026
Bereken direct hoeveel onkostenvergoeding je belastingvrij mag ontvangen of uitbetalen als werkgever.
Snel antwoord: hoeveel onkostenvergoeding in 2026?
In 2026 mag je werknemer de volgende belastingvrije vergoedingen ontvangen: €0,23 per km voor zakelijke ritten, €2,35 per dag thuiswerkvergoeding, en €3,35 per dag maaltijdvergoeding op de werkplek. Deze bedragen gelden per 1 januari 2026 en zijn vrijgesteld van loonbelasting mits aan de voorwaarden wordt voldaan.
Onkostenvergoeding Calculator 2026
Jouw belastingvrije onkostenvergoeding per maand
Hoe werkt de onkostenvergoeding in 2026?
Als werkgever mag je werknemers vergoedingen geven voor kosten die zij maken in het kader van hun werk. Een groot deel van die vergoedingen is vrijgesteld van loonbelasting en premies. Dat noem je de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR), maar voor een aantal specifieke vergoedingen gelden aparte vrijstellingen. Die tellen niet mee in de vrije ruimte.
Belangrijk is dat de vergoeding “gericht vrijgesteld” is. Dat betekent dat de Belastingdienst expliciet heeft bepaald dat dit type vergoeding belastingvrij is, mits je aan de voorwaarden voldoet. Hieronder lees je hoe elk type vergoeding werkt.
Km-vergoeding 2026: €0,23 per kilometer
Voor zakelijke ritten met de eigen auto, fiets of openbaar vervoer mag je €0,23 per kilometer belastingvrij vergoeden. Dit tarief geldt ook als de werknemer meer rijdt dan €0,23 kost in brandstof. Het voordeel: je hoeft geen bonnetjes bij te houden voor de vergoeding zelf, maar je moet wel kunnen aantonen dat de rit zakelijk was. Denk aan een rittenadministratie of agendaregistratie.
Let op: voor de auto van de zaak geldt een ander systeem (fiscale bijtelling). De €0,23/km is uitsluitend voor eigen vervoer van de werknemer.
Thuiswerkvergoeding 2026: €2,35 per dag
Thuiswerken heeft zijn eigen belastingvrije vergoeding. Voor elke dag dat een werknemer thuis werkt, mag je €2,35 netto vergoeden. Op een werkdag geldt: of de thuiswerkvergoeding, of de reiskostenvergoeding voor die dag. Niet beide. Leg dit vast in een thuiswerkovereenstemming of een schriftelijke verklaring met het vaste patroon van thuiswerkdagen.
Maaltijdvergoeding 2026: max €3,35 per dag
Als de werkgever een maaltijd verstrekt op de werkplek, geldt een nihilwaardering van €3,35 per dag. Betaalt de werkgever een vergoeding in geld, dan geldt dezelfde grens. Zit de maaltijdvergoeding hoger? Dan is het meerdere belast loon of moet je het in de vrije ruimte onderbrengen.
Telefoonvergoeding
Wanneer een werknemer zakelijk meer dan 10% van de tijd zijn telefoon gebruikt, is de vergoeding volledig belastingvrij. Dit geldt ook voor abonnementskosten. Je hoeft dus geen onderscheid te maken tussen privé en zakelijk, zolang het zakelijk gebruik boven die 10% uitkomt.
Studiekosten
Studiekosten die de werkgever vergoedt of betaalt voor een opleiding die gericht is op het huidige of toekomstige werk van de werknemer, zijn volledig gericht vrijgesteld. Er zit geen maximumbedrag aan. Denk aan een cursus, certificering of hbo-opleiding die direct samenhangt met de functie.
Onkostenvergoeding: tarieven en limieten op een rij
| Type vergoeding | Bedrag 2026 | Voorwaarde | Gerichte vrijstelling? |
|---|---|---|---|
| Km-vergoeding eigen vervoer | €0,23/km | Zakelijke rit, ritadministratie | Ja |
| Thuiswerkvergoeding | €2,35/dag | Schriftelijke overeenkomst | Ja |
| Maaltijd op werkplek | max €3,35/dag | Verstrekt door werkgever | Ja (nihilwaardering) |
| Telefoonvergoeding | 100% belastingvrij | Zakelijk gebruik >10% | Ja |
| Studiekosten | Geen limiet | Gericht op werk | Ja |
| Fietsvergoeding | €0,23/km | Zakelijke ritten op fiets | Ja |
| OV-kaart werkgever | 100% werkelijk gebruik | Zakenreizen aantoonbaar | Ja |
Drie praktijkvoorbeelden onkostenvergoeding 2026
Voorbeeld 1: Salesmedewerker met veel rijwerk
Sanne rijdt als accountmanager maandelijks 1.200 zakelijke kilometers. Ze werkt 6 dagen per maand thuis en luncht 14 keer op kantoor. Haar werkgever vergoedt haar telefoonkosten van €55/maand.
- Km-vergoeding: 1.200 x €0,23 = €276,00/maand
- Thuiswerkvergoeding: 6 x €2,35 = €14,10/maand
- Maaltijdvergoeding: 14 x €3,35 = €46,90/maand
- Telefoon: €55,00/maand
- Totaal belastingvrij: €391,00/maand = €4.692/jaar
Voorbeeld 2: Thuiswerker bij IT-bedrijf
Tom werkt 18 van de 23 werkdagen per maand thuis. Hij rijdt 80 km naar kantoor op de 5 kantoorddagen. Studiekosten voor een cloud-certificering: €2.400/jaar.
- Km-vergoeding: 80 x €0,23 = €18,40/maand
- Thuiswerkvergoeding: 18 x €2,35 = €42,30/maand
- Studiekosten: €2.400 / 12 = €200,00/maand
- Totaal belastingvrij: €260,70/maand = €3.128/jaar
Voorbeeld 3: Deeltijdmedewerker in de zorg
Fatima werkt 3 dagen per week (12 dagen/maand) op locatie. Ze rijdt elke dag 24 km heen en terug (totaal 48 km per dag) en eet elke werkdag op het werk.
- Km-vergoeding: 576 km x €0,23 = €132,48/maand
- Maaltijdvergoeding: 12 x €3,35 = €40,20/maand
- Totaal belastingvrij: €172,68/maand = €2.072/jaar
7 tips voor het optimaal benutten van onkostenvergoedingen
Veelgestelde vragen over onkostenvergoeding berekenen
Mag ik als werknemer zowel thuiswerkvergoeding als reiskostenvergoeding ontvangen op dezelfde dag?
Nee, dat mag niet. Op een dag dat je thuiswerkt, ontvang je de thuiswerkvergoeding van €2,35. Op een dag dat je naar kantoor reist, ontvang je de reiskostenvergoeding van €0,23/km. Je kunt nooit beide ontvangen voor dezelfde dag. Werk je ochtend thuis en middag op kantoor? Dan geldt toch maar één vergoeding voor die dag, afhankelijk van de afspraken met je werkgever.
Wat als mijn werkgever meer dan €0,23/km vergoedt?
Het bedrag boven €0,23/km is belast loon. Jouw werkgever kan het extra bedrag in de vrije ruimte van de WKR onderbrengen. Past het niet in de vrije ruimte, dan betaalt de werkgever 80% eindheffing over het bovenmatige deel. Als werknemer heb je zelf geen nadeel, maar je werkgever draagt extra belasting af. Bespreek dit vooraf zodat je weet hoe het administratief wordt verwerkt.
Gelden de onkostenvergoedingen ook voor zzp’ers?
Voor zzp’ers werkt het anders. Als zzp’er heb je geen werkgever-werknemer relatie. Je kunt zakelijke kosten wel aftrekken van je winst als ondernemer. Denk aan reiskosten, telefoon en opleidingskosten. De bedragen zijn vergelijkbaar, maar de juridische basis verschilt. Voor de km-vergoeding geldt ook voor zzp’ers €0,23/km als zakelijke aftrekpost, maar dat verlaagt je winst in plaats van dat je een vrijgestelde vergoeding ontvangt.
Hoe verantwoord ik de maaltijdvergoeding in de loonadministratie?
Maaltijdvergoedingen tot €3,35/dag per werknemer voer je in de loonadministratie in als gericht vrijgestelde vergoeding. Ze tellen niet mee in de vrije ruimte van de WKR. Zorg dat je per werknemer bijhoudt hoeveel werkdagen ze op de werkplek hebben gegeten. Dit kun je doen via tijdregistratie of een declaratieformulier. Bovenmatige vergoedingen (meer dan €3,35/dag) moeten als loon worden verwerkt of in de vrije ruimte worden geboekt.
Moet ik BTW berekenen over de onkostenvergoeding aan werknemers?
Nee. Onkostenvergoedingen aan werknemers zijn geen BTW-belaste prestaties. Als werkgever bereken je geen BTW over de vergoedingen die je uitbetaalt. Wel kun je in sommige gevallen de BTW op zakelijke kosten terugvragen als voorbelasting, mits je BTW-plichtig bent. Denk aan de BTW op een zakelijke telefoon of laptop die je aan de werknemer ter beschikking stelt. De vergoeding zelf blijft buiten de BTW-sfeer.
Gerelateerde calculators op DeOnlineRekenmachine.nl
Belastingdienst – Werkkostenregeling |
Belastingdienst – Reiskosten |
Publicatiedatum: juni 2026 | Auteur: Lars
Alle berekeningen op deze pagina zijn gebaseerd op officiële Nederlandse bronnen: Belastingdienst.nl, Rijksoverheid.nl, CBS.nl en Nibud.nl. Tarieven gelden voor 2026. Lees ons redactioneel beleid.