Als ondernemer stuur je facturen naar klanten. Maar een factuur moet aan wettelijke eisen voldoen om rechtsgeldig te zijn en om de btw te mogen aftrekken. In dit artikel vind je alle verplichte onderdelen van een factuur in 2026, plus handige tips om fouten te voorkomen.
Waarom zijn factuurvereisten belangrijk?
Een factuur die niet voldoet aan de wettelijke eisen is ongeldig als btw-factuur. Dat betekent dat je klant de voorbelasting niet mag aftrekken. De Belastingdienst kan bij een boekenonderzoek de aftrek weigeren en een naheffing opleggen. Bovendien is een factuur het juridische bewijs van een leveringsovereenkomst. Zorg daarom dat je facturen altijd compleet zijn.
Verplichte gegevens op een factuur 2026
De btw-wetgeving schrijft exact voor wat er op een factuur moet staan. De volgende vermeldingen zijn verplicht:
- Factuurdatum: de datum waarop de factuur is opgesteld.
- Uniek factuurnummer: elk factuurnummer mag maar eenmaal voorkomen. Gebruik een oplopende reeks (bijv. 2026-001, 2026-002).
- Jouw naam en adres: de volledige naam en het vestigingsadres van jouw onderneming.
- Jouw btw-nummer (OB-nummer): je btw-identificatienummer, te vinden op je btw-registratiebeschikking van de Belastingdienst.
- Jouw KVK-nummer: verplicht voor ondernemers ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
- Naam en adres van de afnemer: de volledige naam en het adres van je klant.
- Btw-nummer afnemer: verplicht als je levert aan een andere ondernemer in Nederland of de EU (bij intracommunautaire leveringen).
- Omschrijving van de goederen of diensten: een duidelijke beschrijving van wat je hebt geleverd of welke dienst je hebt verricht. Aard en hoeveelheid moeten herkenbaar zijn.
- Leveringsdatum of dienstverleningsperiode: wanneer de levering of dienst heeft plaatsgevonden (als dat verschilt van de factuurdatum).
- Bedrag exclusief btw per btw-tarief: het nettobedrag per btw-tarief (0%, 9%, 21%).
- Btw-tarief en btw-bedrag: het toegepaste tarief en het berekende btw-bedrag per tarief.
- Totaalbedrag inclusief btw: het totale factuurbedrag.
Vereenvoudigde factuur: wanneer mag dat?
Voor kleine bedragen is een vereenvoudigde factuur toegestaan als het totaalbedrag inclusief btw niet meer dan €100 bedraagt. Een vereenvoudigde factuur hoeft minder gegevens te bevatten. Verplicht zijn:
- Naam en adres van de leverancier
- Factuurdatum
- Omschrijving goederen of diensten
- Te betalen btw-bedrag of de informatie om dat te berekenen
Een kassabon van een winkel of horecabedrijf valt in deze categorie. Meer dan €100? Dan gelden de volledige vereisten.
Factuurvereisten bij intracommunautaire leveringen
Lever je goederen of diensten aan een btw-plichtige ondernemer in een ander EU-land? Dan gelden extra eisen:
- Btw-identificatienummer van de afnemer vermelden
- Vermelding “intracommunautaire levering” of de wettekst (Artikel 138 Btw-richtlijn)
- Het btw-tarief van 0% toepassen
- Aangifte bij de ICP-opgave
Btw-vrijgestelde facturen
Ben je btw-vrijgesteld (bijv. arts, leraar, of KOR-ondernemer)? Dan staat er geen btw op je factuur. Vermelding die dan verplicht is: “Btw-vrijgesteld op grond van artikel [X] Wet OB 1968” of de toepasselijke vrijstellingsgrond. Je vermeldt ook geen btw-nummer op de factuur als je geen btw-registratie hebt (geldt voor KOR-ondernemers).
BTW-verlegde facturen
Bij bepaalde diensten en leveringen wordt de btw verlegd naar de afnemer. De afnemer berekent en betaalt de btw. Op de factuur staat dan het bedrag exclusief btw met de vermelding “btw verlegd” of “VAT reverse charged”. Meer over BTW verleggen lees je in ons artikel over BTW berekenen als ZZP’er.
Factuurformaat: papier of digitaal?
Facturen mogen zowel op papier als digitaal (e-factuur) worden verstuurd. Digitale facturen zijn volledig gelijkwaardig aan papieren facturen, mits de afnemer akkoord gaat. De echtheid en integriteit van de factuur moet gewaarborgd zijn. Dit kan via een elektronische handtekening, EDI-systeem of via een betrouwbaar boekhoudpakket met audittrail.
Factuur bewaren: hoe lang?
Je bent verplicht alle facturen 7 jaar te bewaren. Voor facturen met betrekking tot onroerende zaken geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Digitale facturen mag je digitaal bewaren, op voorwaarde dat ze raadpleegbaar zijn en niet gewijzigd kunnen worden.
Veelgemaakte fouten op facturen
- Geen of onjuist btw-nummer: het meest voorkomende probleem. Controleer het btw-nummer van je klant op de VIES-website van de EU voor zakelijke afnemers.
- Onduidelijke omschrijving: “dienstverlening” of “werkzaamheden” is te vaag. Omschrijf concreet wat je hebt geleverd.
- Onjuist btw-tarief: niet alle diensten vallen onder 21%. Check per levering welk tarief van toepassing is.
- Datum van levering ontbreekt: bij facturen die achteraf worden gemaakt is de leveringsdatum verplicht als die afwijkt van de factuurdatum.
- Dubbele factuurnummers: gebruik altijd een oplopende, unieke nummering per jaar.
Creditnota bij correctie
Heb je een fout gemaakt op een factuur die al is ingediend? Stuur dan een creditnota (ook wel: creditmemo). Een creditnota moet dezelfde verplichte gegevens bevatten als een factuur, plus een verwijzing naar het factuurnummer dat gecorrigeerd wordt. Na de creditnota stuur je een nieuwe correcte factuur.
Veelgestelde vragen over factuurvereisten
Ja, als je ingeschreven bent bij de Kamer van Koophandel is het KVK-nummer verplicht op je factuur. Dit geldt voor alle ondernemers met een inschrijving, dus eenmanszaken, VOF’s, BV’s en andere rechtspersonen. Het KVK-nummer staat op je inschrijvingsbewijs van de KVK.
Vergeet je je btw-nummer, dan is de factuur formeel geen geldige btw-factuur. Je klant mag de voorbelasting dan niet aftrekken. Stuur in dat geval zo snel mogelijk een gecorrigeerde factuur met het juiste btw-nummer en trek de oorspronkelijke factuur in via een creditnota.
Ja, dat mag. Een factuur mag in elke taal zijn. De Belastingdienst kan echter bij een controle om een vertaling vragen. Bij internationale zakelijke relaties is het gebruikelijk om in het Engels te factureren. Zorg dat alle wettelijk verplichte gegevens aanwezig zijn, ongeacht de taal.
Een betalingstermijn is niet wettelijk verplicht op de factuur, maar wel sterk aanbevolen. Zonder betalingstermijn geldt de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen voor zakelijke klanten en 8 dagen voor overheidsinstanties. Vermeld de betalingstermijn duidelijk om discussies te voorkomen, bijvoorbeeld: “Betaling binnen 14 dagen na factuurdatum.”
Een pro-formafactuur is een voorlopige factuur die nog geen officieel document is. Hij wordt gebruikt als offerte, vooruitbetaling of bij douanedocumentatie. Een pro-formafactuur heeft geen btw-gevolgen en is geen officieel boekhoudkundig document. Zodra de levering of dienst definitief is, stuur je een echte (officieuze) factuur.
Bronnen: Belastingdienst.nl (factuurvereisten en omzetbelasting), Europese Commissie (btw-richtlijn 2006/112/EG), KVK (ondernemersverplichtingen), Rijksoverheid (wet omzetbelasting 1968).
Bronnen: Belastingdienst – Factuurvereisten
Lees ook: ‘Wettelijke Rente Berekenen 2026: Formule, Tarieven en Rekenvoorbeelden’
Alle berekeningen op deze pagina zijn gebaseerd op officiële Nederlandse bronnen: Belastingdienst.nl, Rijksoverheid.nl, CBS.nl en Nibud.nl. Tarieven gelden voor 2026. Lees ons redactioneel beleid.