BTW-nummer controleren

Een btw-identificatienummer controleer je om zeker te weten dat je zakenpartner echt btw-plichtig ondernemer is. Dat is geen formaliteit: bij leveringen binnen de EU verleg je de btw naar je afnemer, en dat mag alleen als diens btw-identificatienummer op het moment van de transactie geldig is. Klopt het nummer niet, dan draai jij op voor de btw.

De officiële controle doe je via VIES, het VAT Information Exchange System van de Europese Commissie. Daar toets je een buitenlands EU-nummer tegen de administratie van het land van herkomst. Voor Nederlandse nummers kun je ook terecht bij de Belastingdienst.

Opbouw van het Nederlandse btw-identificatienummer

Sinds 2020 hebben eenmanszaken een btw-identificatienummer dat losstaat van hun burgerservicenummer. Dat nummer zet je op je facturen en website. Daarnaast heb je een omzetbelastingnummer, dat je gebruikt in je contact met de Belastingdienst en op je aangifte. Die twee zijn niet hetzelfde en je moet ze niet door elkaar halen.

Het totaal is dus veertien tekens, inclusief de landcode. Andere EU-landen hanteren hun eigen lengte en opbouw: Belgische nummers beginnen met BE, Duitse met DE, en het aantal cijfers verschilt per land. Ga er dus niet van uit dat een buitenlands nummer er hetzelfde uitziet als een Nederlands nummer.

Waarom een formaatcheck niet genoeg is

Een rekenmachine kan controleren of een nummer qua opbouw klopt en of het aan de gebruikelijke structuurregels voldoet. Dat is een nuttige eerste zeef: typefouten, ontbrekende tekens en verwisselde cijfers vang je er direct mee af. Maar een correct opgebouwd nummer kan alsnog niet bestaan, ingetrokken zijn of bij een ander bedrijf horen.

Alleen een raadpleging bij VIES vertelt je of het nummer op dat moment daadwerkelijk geldig is en actief voor intracommunautaire transacties. Voor Nederlandse nummers geldt bovendien dat niet elk btw-nummer in VIES zichtbaar is als de ondernemer geen EU-handel drijft.

Verleggen en het risico dat je loopt

Lever je goederen of diensten aan een ondernemer in een ander EU-land, dan breng je in veel gevallen geen btw in rekening en vermeld je op de factuur dat de btw is verlegd. Voorwaarde is onder meer dat je beschikt over een geldig btw-identificatienummer van je afnemer en dat je dat kunt aantonen. Blijkt achteraf dat het nummer ongeldig was, dan kan de Belastingdienst het nultarief weigeren en de btw bij jou naheffen, eventueel met boete.

Daarom is het verstandig om de VIES-controle niet alleen te doen, maar ook vast te leggen. VIES geeft een raadplegingsnummer af waarmee je later kunt aantonen dat je op een bepaalde datum hebt gecontroleerd. Bewaar dat bij je administratie.

Praktische tips

• Controleer een nieuw btw-nummer altijd voordat je de eerste factuur zonder btw verstuurt, niet achteraf.
• Bewaar het raadplegingsnummer of een schermafdruk van de VIES-uitslag bij de klantgegevens in je administratie.
• Controleer bij vaste klanten periodiek opnieuw; nummers kunnen worden ingetrokken bij een staking, faillissement of herstructurering.
• Zet spaties, punten en streepjes uit het nummer voordat je het invoert, en houd de landcode ervoor.
• Verwar je Nederlandse omzetbelastingnummer niet met je btw-identificatienummer: het eerste hoort in je contact met de Belastingdienst, het tweede op je facturen en website.
• Krijg je een negatieve uitslag terwijl je klant volhoudt dat het nummer klopt, vraag dan om een schriftelijke bevestiging van diens eigen belastingdienst voordat je zonder btw factureert.

Voorbehoud

Deze rekenmachine controleert de opbouw van een btw-nummer en vervangt geen officiële raadpleging. Voor de rechtsgeldige controle van een EU-btw-identificatienummer gebruik je de VIES-dienst van de Europese Commissie. Voor Nederlandse regels, verleggingsvoorwaarden en aangifteverplichtingen raadpleeg je belastingdienst.nl of je belastingadviseur. Aan de uitkomst van deze pagina kun je geen rechten ontlenen.