Als ondernemer doe je elk kwartaal BTW-aangifte bij de Belastingdienst. Het klinkt ingewikkeld, maar de procedure is stap voor stap te volgen. In dit artikel leggen we uit hoe BTW-aangifte per kwartaal werkt, wanneer je aangifte doet en wat je invult op het formulier.
Wie moet kwartaalaangifte BTW doen?
De meeste ondernemers doen BTW-aangifte per kwartaal. Dit geldt voor eenmanszaken, VOF’s, BV’s en andere ondernemingsvormen die btw-plichtig zijn. Je doet aangifte over de btw die je hebt gefactureerd aan klanten (te betalen btw) minus de btw die je zelf hebt betaald aan leveranciers (te ontvangen btw). Het verschil betaal je aan de Belastingdienst of je krijgt het terug.
Er zijn twee uitzonderingen op kwartaalaangifte:
- Maandaangifte: grote ondernemers met veel btw-bewegingen doen aangifte per maand. De Belastingdienst stelt dit verplicht als de te betalen btw structureel hoog is.
- Jaaraangifte: kleine ondernemers met een te betalen btw onder circa €1.883 per jaar mogen jaaraangifte doen. De Belastingdienst stelt dit uitsluitend vast na een aanvraag.
BTW-aangiftetijdvakken 2026
Bij kwartaalaangifte heb je vier tijdvakken per jaar. De aangifte moet gedaan zijn en het bedrag moet betaald zijn uiterlijk aan het einde van de maand volgend op het kwartaal:
| Kwartaal | Periode | Uiterste aangiftedatum |
|---|---|---|
| Q1 | Januari, februari, maart | 30 april |
| Q2 | April, mei, juni | 31 juli |
| Q3 | Juli, augustus, september | 31 oktober |
| Q4 | Oktober, november, december | 31 januari volgend jaar |
Let op: de uiterste datum geldt zowel voor het indienen van de aangifte als voor de betaling. Te laat betalen leidt tot een boete en belastingrente.
Stap 1: Inloggen bij Mijn Belastingdienst Zakelijk
Log in op mijn.belastingdienst.nl met je DigiD of eHerkenning. Voor eenmanszaken gebruik je je eigen DigiD. BV’s en andere rechtspersonen gebruiken eHerkenning niveau 3.
Ga naar “Ondernemen” en klik op “Aangifte omzetbelasting”. Kies het juiste tijdvak (bijv. Q1 2026) en open het aangifteformulier.
Stap 2: Omzet invullen per btw-tarief
Het formulier vraagt je omzet op te splitsen per btw-tarief. In 2026 gelden drie tarieven:
- 21% (hoog tarief): de meeste goederen en diensten, zoals zakelijke dienstverlening, elektronica, kleding.
- 9% (laag tarief): voedsel, geneesmiddelen, boeken, personenvervoer, kappers, reparaties.
- 0% (nultarief): export buiten de EU en intracommunautaire leveringen aan btw-plichtige afnemers in andere EU-landen.
Vul per tarief in:
- Rubriek 1a: omzet belast met 21%, met het bijbehorende btw-bedrag
- Rubriek 1b: omzet belast met 9%, met het bijbehorende btw-bedrag
- Rubriek 1c: omzet belast met overige tarieven
- Rubriek 1d: privégebruik (btw over goederen of diensten die je privé hebt gebruikt maar zakelijk hebt afgetrokken)
Stap 3: Buitenlandse leveringen en diensten
Lever je goederen aan afnemers in andere EU-landen? Dan vul je rubriek 3b in: intracommunautaire leveringen. Deze zijn belast met 0% btw, maar je moet ze apart melden.
Diensten aan bedrijven in andere EU-landen zijn verlegd (rubriek 4a of 4b). De buitenlandse afnemer berekent de btw in zijn eigen land.
Stap 4: Voorbelasting aftrekken
Rubriek 5b is de aftrekbare voorbelasting: de btw die je zelf hebt betaald op zakelijke inkopen, kosten en investeringen. Trek dit af van de te betalen btw.
Voorwaarden voor aftrek van voorbelasting:
- Je beschikt over een geldige factuur van de leverancier
- De kosten zijn zakelijk gemaakt
- De goederen of diensten zijn gebruikt voor btw-belaste activiteiten
Maak je ook btw-vrijgestelde omzet (zoals medische diensten, verhuur of onderwijs), dan mag je alleen het zakelijk gebruikte deel van de voorbelasting aftrekken. Meer weten over de tarieven? Zie ons artikel over het verschil btw 9% en 21%.
Stap 5: Saldo berekenen en betalen
Het formulier berekent automatisch het saldo:
- Te betalen btw (rubrieken 1a t/m 4) minus aftrekbare voorbelasting (rubriek 5b) = te betalen of terug te ontvangen bedrag
Is het saldo positief? Dan betaal je dit bedrag aan de Belastingdienst voor de uiterste betaaldatum. Is het saldo negatief? Dan krijg je het bedrag teruggestort, doorgaans binnen zes weken na aangifte.
Let op: bij een creditstand van minder dan €45 keert de Belastingdienst niet automatisch uit. Dit bedrag wordt verrekend met je volgende aangifte.
Stap 6: Aangifte indienen
Controleer alle rubrieken, pas aan indien nodig, en klik op “Verzenden”. Je ontvangt een bevestiging per e-mail. Bewaar deze bevestiging, je facturen en je administratie minimaal 7 jaar. De Belastingdienst kan tot 5 jaar terug controleren.
KOR en BTW-aangifte
Ben je aangemeld voor de Kleine Ondernemersregeling (KOR)? Dan ben je vrijgesteld van btw. Je hoeft geen btw te rekenen, geen aangifte te doen en mag ook geen voorbelasting aftrekken. Zodra je omzet boven €20.000 per jaar uitkomt, eindigt de KOR-vrijstelling automatisch. Meer uitleg vind je in ons artikel over de KOR regeling.
Veelgemaakte fouten bij BTW-aangifte
- Verkeerd tarief gebruiken: controleer altijd of een product of dienst onder 9% of 21% valt. Voedsel is 9%, maar restaurant-eten is 9% voor afhaal en 9% voor consumptie ter plaatse (dit is in 2026 beide 9%, maar check de actuele regels).
- Vergeten te splitsen: als je zowel btw-belaste als btw-vrijgestelde omzet hebt, moet je de voorbelasting splitsen. Gebruik van gemengde activiteiten foutief indelen leidt tot naheffing.
- Privégebruik vergeten: als je een zakelijke auto privé gebruikt, moet je een btw-correctie maken in rubriek 1d.
- Geen facturen bewaard: zonder factuur geen voorbelastingaftrek. Digitale facturen zijn toegestaan.
Btw-aangifte met boekhoudprogramma
De meeste boekhoudprogramma’s (Exact, Snelstart, Moneybird, Twinfield) genereren automatisch een btw-aangifte overzicht per kwartaal. Je exporteert dit en vult de bedragen in op het online formulier van de Belastingdienst, of de software koppelt direct met de Belastingdienst via een API-koppeling.
Gebruik je een accountant of boekhouder? Die doet de aangifte namens jou via het softwarepakket. Controleer altijd de aangifte voordat deze ingediend wordt.
Veelgestelde vragen over BTW-aangifte per kwartaal
Bij te late aangifte of betaling legt de Belastingdienst een verzuimboete op. De boete voor te laat indienen bedraagt maximaal €136. Voor te laat betalen geldt ook een verzuimboete, oplopend tot maximaal €5.514 bij herhaald verzuim. Daarnaast rekent de Belastingdienst belastingrente van 4% per jaar over het te laat betaalde bedrag.
Ja. Als je een fout ontdekt, stuur je een suppletieaangifte in. Dit doe je via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Bij kleine bedragen (minder dan €1.000 verschil) mag je de correctie meenemen in de eerstvolgende reguliere aangifte. Bij grotere bedragen moet je direct een suppletie indienen om boetes en rente te voorkomen.
Ja, ook bij nul-omzet ben je verplicht aangifte te doen als je btw-plichtig bent. Je vult dan alle rubrieken in met nul en verstuurt de aangifte. Dit heet een nihilaangifte. Vergeet je dit, dan kan de Belastingdienst een ambtshalve aanslag opleggen gebaseerd op een schatting van je omzet.
Alle facturen, bonnen en btw-gerelateerde administratie bewaar je minimaal 7 jaar. Voor onroerende zaken geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Digitale opslag is toegestaan mits de bestanden raadpleegbaar en betrouwbaar zijn. De Belastingdienst kan tot 5 jaar na het jaar van aangifte een boekenonderzoek instellen.
De btw-aangifte ga je over je binnenlandse en buitenlandse omzet, inclusief btw-vrijgestelde bedragen en voorbelasting. De ICP-opgave (Opgave intracommunautaire prestaties) is een aparte opgave specifiek voor leveringen van goederen en diensten aan btw-plichtige afnemers in andere EU-landen. Als je intracommunautaire leveringen hebt, ben je verplicht naast de btw-aangifte ook een ICP-opgave in te dienen, doorgaans ook per kwartaal.
Bronnen: Belastingdienst.nl (BTW-aangifte en omzetbelasting), Rijksoverheid (btw-tarieven en vrijstellingen 2026), KVK (administratieverplichtingen ondernemers).
Bron: Belastingdienst – BTW aangifte informatie
Alle berekeningen op deze pagina zijn gebaseerd op officiële Nederlandse bronnen: Belastingdienst.nl, Rijksoverheid.nl, CBS.nl en Nibud.nl. Tarieven gelden voor 2026. Lees ons redactioneel beleid.